Assurance incendie : comment prouver la conformité de votre hotte
En cas de sinistre, votre assureur examinera votre dossier d'entretien. Comment constituer un dossier béton qui protège votre indemnisation.
En bref
TL;DR : L'assureur peut réduire ou refuser l'indemnisation si l'entretien de la hotte n'est pas documenté. Dossier à constituer : certificats QUALIBAT datés, photos avant/après, registre de sécurité, contrat d'entretien. Conservation minimum 5 ans, idéalement 10 ans.
Pourquoi les assureurs exigent des preuves d'entretien
En cas d'incendie dans votre cuisine, l'assurance dépêche un expert indépendant qui enquête sur les causes. Si l'enquête révèle que l'incendie est parti des conduits, qu'ils étaient fortement encrassés, et que l'entretien n'est pas documenté, l'assureur peut invoquer une faute caractérisée de négligence et appliquer :
- Réduction de l'indemnisation (50-80% de pénalité fréquent)
- Refus total en cas de négligence grave
- Résiliation du contrat à l'échéance
Pour un incendie moyen à 120 000€, une réduction de 50% représente 60 000€ à votre charge.
Les documents essentiels
1. Certificats de dégraissage
Chaque intervention doit donner lieu à un certificat mentionnant : date et heure, entreprise et numéro QUALIBAT, nom et signature du technicien, protocole appliqué, produits utilisés, photos avant/après, prochaine échéance, observations.
2. Factures de prestation
Conservez toutes les factures associées aux certificats — elles attestent du paiement effectif.
3. Contrat d'entretien
Si vous êtes sous contrat, conservez une copie signée du contrat courant et des contrats antérieurs (pour couvrir tout l'historique).
4. Registre de sécurité
Document obligatoire pour les ERP, contenant : certificats de contrôle et d'entretien, rapports des commissions de sécurité, rapports des bureaux de contrôle, attestations de formation, procès-verbaux d'exercices.
5. Preuves de formation
Attestations HACCP, sécurité incendie, utilisation des extincteurs — montrent que vous avez formé votre personnel.
6. Fiches techniques des équipements
Certificats CE de la hotte, tourelle, conduits. En cas d'incendie, prouvent la conformité aux normes.
Organisation du dossier
Format physique
Classeur dans votre bureau, divisé en sections : (A) Équipements, (B) Entretien chronologique, (C) Contrôles officiels, (D) Formation personnel, (E) Assurance.
Format numérique (recommandé en complément)
Scannez tout dans un cloud sécurisé (Google Drive, Dropbox, OneDrive). Nommage chronologique : 2026-03-15_Certificat_Degraissage_MisterHotte.pdf. En cas d'incendie détruisant le bureau, le dossier numérique reste accessible.
Durées de conservation
- Certificats sécurité ERP : durée d'exploitation + 5 ans
- Certificats de dégraissage : 5 ans minimum, 10 ans idéal
- Factures comptables : 10 ans (obligation fiscale)
- Contrats d'assurance : 10 ans après résiliation
- Rapports de contrôle officiels : 5 ans minimum
Après un sinistre
- Évacuez et appelez les secours (18 ou 112)
- Ne touchez à rien (modifier les lieux = destruction de preuves)
- Déclarez à l'assurance dans les 5 jours en recommandé avec AR
- Préparez votre dossier d'entretien complet
- Exigez un expert contradictoire (5-10% du montant pour ses honoraires, recommandé pour gros sinistres)
- Conservez tous les échanges écrits
Dossier numérique Mister Hotte
Nos clients sous contrat ont accès 24/7 à un dossier numérique complet : tous certificats, photos, protocoles, signatures, échéances. En cas de sinistre, dossier parfaitement structuré immédiatement présentable à l'expert.
Questions fréquentes
Mon assurance peut-elle vraiment refuser ?
Oui si faute caractérisée prouvée. Jurisprudences nombreuses pour incendies de cuisine. Refus total rare (plus souvent réduction), mais risque réel. Conservez toujours un dossier complet.
Dois-je déclarer tous les petits incidents ?
Non, les incidents mineurs sans dommages ni blessés (petit départ maîtrisé) n'ont pas à être déclarés. Mais tout incident avec pompiers ou dégâts doit être déclaré dans les 5 jours.
Les documents numériques sont-ils acceptés ?
Oui, avec signature électronique conforme eIDAS. Une simple photo ou scan a moins de valeur qu'un document signé numériquement. Privilégiez les certificats d'origine du prestataire QUALIBAT.
Si je n'ai pas tous mes certificats, que faire ?
Contactez vos prestataires (obligation de conserver 10 ans). Si disparus, vérifiez auprès de QUALIBAT ou votre comptable. Mais le mieux reste de ne jamais perdre un certificat.
Mon contrat augmente-t-il après un sinistre ?
Souvent oui : +15% à +50% la première année, retour progressif à la normale sur 3-5 ans sans nouveau sinistre. Changer d'assureur est difficile après un sinistre.
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